전문적인 비즈니스 이메일 작성법

업무상으로 보내게 되는 비즈니스 이메일은 작성하고 나서도 잘 쓴 게 맞는지 한 번 더 고민하게 됩니다. 오타는 없는지, 의도한 대로 잘 전달될 수 있을지 여러 번 확인한 후에야 비로소 '보내기' 버튼을 누르죠. 좋은 비즈니스 이메일의 기준은 '받는 사람이 빠르게 이해하고, 바로 행동할 수 있는가'입니다. 이 글에서 공유하는 7가지 팁을 참고해, 한 단계 더 완성도 높은 이메일을 작성해 보세요.

1. 구체적이고 명확한 제목을 작성하세요

바쁜 업무 중에 제목이 명확하지 않은 이메일은 우선순위에서 쉽게 밀립니다. 제목만 보고도 어떤 내용인지 알 수 있도록 발송 목적을 분명히 드러내세요. 발신자와 주제, 필요시 날짜를 함께 적는 것만으로도 상대방이 바로 열어보는 이메일이 됩니다.

• [회사명] 인터뷰 최종안 검토(~11/30까지)
• [프로젝트명] 에디터 계약 초안 전달 및 수정 의견 요청
• [제안] 3월 이메일 마케팅 웨비나 진행

2. 첫 문단에서 발송 목적을 밝히세요

이메일의 처음 두세 줄 안에서 보내는 목적이 분명히 드러나도록 작성하세요. 예를 들어 '인터뷰를 요청드립니다.', '계약서 확인을 부탁드립니다.'처럼 보내는 목적을 분명히 드러내면, 상대방은 이후 내용을 빠르게 이해할 수 있습니다. 전체 커뮤니케이션 속도도 자연스럽게 빨라집니다.

3. 요청사항은 구체적으로 작성하세요

무엇을, 언제까지, 어떤 방식으로 해야 하는지 명확하게 알려주세요. '검토 부탁드립니다'처럼 범위가 모호한 표현은 오히려 상대방을 막막하게 만듭니다. 구체적으로 요청할수록 상대방은 바로 행동할 수 있고, 업무 효율도 높아집니다.

• 이번 주 목요일까지, 기획안 목차 구성에 대한 의견을 답장 부탁드립니다.
• 첨부한 제안서(3, 10, 21 페이지) 수정 후, 업로드 부탁드립니다.(~12/20)

4. 읽기 쉽게 이메일을 다듬으세요

되도록 하나의 주제를 담아 이메일을 작성하고, 여러 내용이 포함되어야 한다면 핵심 정보는 볼드, 불릿으로 구분해 시각적으로도 읽기 쉽게 도와보세요. 내용이 한눈에 들어오면 빠르게 이해할 수 있고, 답장도 빨라집니다.

5. 톤앤매너에 신경 쓰세요

이메일은 표정이나 억양이 없기 때문에 표현 하나로도 분위기가 크게 달라집니다. 지나치게 가벼운 표현은 전문성이 떨어져 보이고, 너무 딱딱한 표현은 거리감을 만듭니다. 관계 초기에는 공손한 톤을 유지하되, 교류가 쌓이면 자연스럽게 조절하세요.

6. 비즈니스 이메일에도 CTA를 제시하세요

이메일을 마무리할 때, 인사와 함께 자연스럽게 다음 행동을 유도하세요. '안녕히 계세요.'라는 말 대신, '회신 부탁드립니다.', 또는 '12월 20일까지, 참석 여부 답변 부탁드립니다.' 등 구체적인 액션을 제시해 보세요.

7. 발송 전, 마지막으로 체크하세요

비즈니스 이메일에서는 작은 실수도 큰 영향을 줄 수 있습니다. 오타나 첨부파일 누락은 담당자의 신뢰도를 떨어뜨리고, 잘못된 수신자에게 발송할 경우 보안 문제로 이어질 수도 있습니다.

한 번 발송한 이메일은 취소할 수 없습니다. 보내기 전, 자주 실수 하는 항목을 한 번 더 확인해 보세요. 만약 을 사용하고 있다면, 시스템 설정에서 발송 취소 시간을 조금 여유 있게 두는 것도 좋은 방법입니다.

비즈니스 이메일 체크리스트

[ ] 수신자 주소, 참조 재확인
[ ] 제목과 내용 일치 여부 확인
[ ] 회신 필요 여부, 기한 명시 확인
[ ] 맞춤법, 오타 확인
[ ] 첨부파일 누락, 버전 확인

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글 | 스티비 이루리
메인 이미지 | 스티비 권지현