반복적인 운영 이메일은 자동으로 보내기
‘스티비 크리에이터 트랙’ 이메일 시나리오 개선기
‘스티비 크리에이터 트랙’ 이메일 시나리오 개선기
이 글은 ｢고객에게 좋은 이메일 경험 만들기｣와 이어집니다.
크리에이터들의 경험을 고려하며 이메일 시나리오를 정리하고 보니 여러 이메일들 중 자동으로 발송 가능한 것들이 보였습니다. 예를 들어 심사 후 결과를 안내한다거나 오늘부터 계정 상태가 변경되었음을 안내하는 이메일 등은 자동 이메일로 발송이 가능해 보였습니다. 여러 쇼핑몰이나, 사이트에서 이미 사용하고 있기도 하고요.
흔히 마케팅 자동화, 자동 이메일이라 하면 개발자의 도움이 있어야 한다고 생각하는데요, 꼭 그렇지는 않습니다. 이메일이 자동으로 보내지는 원리만 안다면 간단한 로직의 자동 이메일은 마케터 혼자서도 가능합니다. 쉽게 시도해볼 수 있지만 자주 사용하는 자동화 방법부터 상상력을 조금 동원한 방법까지 ｢크리에이터 트랙｣ 이메일 사례로 자세히 알려드리겠습니다.
쉽게 시도해볼 수 있는 마케팅 자동화, 자동 이메일
‘트리거(Trigger)’라는 단어의 의미를 아시나요? 총의 ‘방아쇠’라는 뜻입니다. 아마 ‘방아쇠를 당기다’라는 표현을 들어보셨을 텐데요, 이는 어떤 행동을 일으키는 요인, 계기가 된다는 표현이죠.
예를 들어 ‘A를 하면 B를 한다’라고 치면 A를 ‘트리거’ B를 ‘액션’이라고 볼 수 있습니다. 참고로 ‘트리거’라는 표현은 통상적으로 여러 마케팅 자동화 툴에서 사용되기 때문에 알아두면 좋습니다. ‘구글 태그 매니저(GTM)’, ‘자피어(Zapier)’ 등에서도 사용됩니다.
자동 이메일을 설정한다면 여기서 ‘액션’은 이메일 발송이겠죠. 이를 위해서는 어떤 조건에서 이메일을 보낼지에 대한 ‘트리거’가 필요합니다.
스티비에서는 주소록에 대한 구독자의 행동, 이메일, 문자 메시지 그리고 API 요청에 의한 트리거를 추가할 수 있고 해당 조건을 만족하면 이메일을 자동 발송하도록 설정할 수 있습니다.
스티비에서 제공하는 ‘API’를 사용하면 더욱 다양한 트리거를 만들 수 있지만, 자동화가 처음이라면 조금 어렵게 느껴질 수도 있는데요, 그래서 여기서는 ‘주소록’과 ‘이메일’을 활용한 방법 위주로 설명하겠습니다.
1) 주소록에 추가되는 조건으로 자동 이메일을 발송하는 방법
“크리에이터 주소록에 추가하면 크리에이터 트랙 결과 이메일을 자동으로 보내자”
가장 간단하게 설정할 수 있는 자동 이메일 조건입니다. 주로 ‘웰컴 이메일’에 많이 사용합니다. 스티비 크리에이터들에게는 선정 결과를 이메일로 발송할 때, 이를 트리거로 사용할 수 있겠다는 생각이 들었습니다.
｢크리에이터 트랙｣을 지원하기 위해, 크리에이터들은 타입폼(Typeform)에 신청서를 입력합니다. 이때 타입폼에 입력한 내용은 구글 스프레드 시트로 자동 전송되도록 설정했습니다. 매번 타입폼에 들어가지 않아도 구글 스프레드 시트에서 크리에이터 목록을 확인할 수 있고, 다른 정보도 추가하여 하나의 테이블을 관리할 수 있습니다. (도움말. 타입폼과 구글 스프레드 시트 연동하기)
이후 스티비 팀은 해당 스프레드 시트에서 모인 크리에이터들의 지원 내용을 참고하여 크리에이터를 선정하는데요, 매주 목요일부터 다음 주 수요일까지 1주일 동안 신청한 크리에이터 목록을 바탕으로 스티비 마케팅 팀과 운영 팀이 함께 심사를 하며 크리에이터 ‘선정’ 혹은 ‘취소’를 결정합니다. 이후에는 선정 여부에 따라 개별적으로 심사 결과를 이메일로 발송합니다.
앞으로는 심사 결과를 자동 이메일로 발송하기 위해, 스프레드 시트에 등록된 목록을 CSV 파일로 내려받아 스티비 주소록 ‘크리에이터 트랙 신청자’에 추가하기로 했습니다.
해당 주소록에 파일이 추가되는 트리거가 발생하면 이메일이 자동으로 보내지도록 설정했습니다.
자동 이메일: 크리에이터 트랙 선정
이메일: [스티비] 환영합니다! $%name%$ 크리에이터님💫
트리거: 주소록 ‘크리에이터 트랙 신청자’에 추가될 때
필터: 그룹 ‘선정’에 포함되어 있습니다.
자동 이메일: 크리에이터 트랙 취소
이메일: [스티비] 크리에이터 트랙 지원 결과 안내
트리거: 주소록 ‘크리에이터 트랙 신청자’에 추가될 때
필터: 그룹 ‘취소’에 포함되어 있습니다.
주소록에 파일을 주기적으로 업로드해야 한다는 점이 번거롭기는 하지만, 그래도 매번 이메일을 만들어 안내할 때보다 효율적으로 처리할 수 있었습니다. 해당 기간 지원한 크리에이터가 몇 명이든, 파일을 한 번만 업로드하면 되니까요.
그 외에도 크리에이터의 계정, 시작일 확인하는 이메일 또한 ‘주소록에 추가됨.’을 트리거 조건으로 활용하여 [스티비] 크리에이터 트랙 계정, 시작일 확인 이메일을 발송하였습니다. 이 때는 선정 결과를 안내하는 주소록과는 다른 ‘스티비 크리에이터’라는 이름의 주소록을 활용했습니다.
자동 이메일: 크리에이터 트랙 계정, 시작일 안내
이메일: [스티비] 크리에이터 트랙 계정, 시작일 확인
트리거: 주소록 ‘스티비 크리에이터’에 추가될 때
필터: 그룹 ‘제공’에 포함되어 있습니다.
2) 특정 이메일을 발송 성공했을 때, 자동으로 발송하는 방법
“크리에이터 트랙이 시작되면 중간중간 도움을 줄 수 있는 이메일을 자동으로 보내자”
일부 메일들은 특정 이메일이 발송을 성공하면, 자동 발송되도록 설정하였습니다. 예를 들어 크리에이터가 되었음을 축하하는 이메일([스티비] 크리에이터 $%name%$님, 반갑습니다🙏)의 경우, ｢크리에이터 트랙｣이 시작되었음을 알리는 자동 이메일([스티비] 크리에이터 트랙이 시작됩니다🙌) 발송을 성공한 1일 후에 해당 이메일이 발송되는 조건을 트리거로 적용했습니다.
자동 이메일: 크리에이터 트랙 활동 안내
이메일: [스티비] 크리에이터 $%name%$님, 반갑습니다🙏
트리거: [스티비] 크리에이터 트랙이 시작됩니다🙌 이메일을 발송 성공했을 때
시점: 조건 중 하나라도 만족하면 1일 후에
비슷하게 ‘서면 인터뷰’ 역시, ｢크리에이터 트랙｣이 시작되고 4주 후에 이메일이 발송되도록 설정하였습니다. 이는 ｢스티비 크리에이터 트랙｣을 한 달 정도 경험해보고 인터뷰에 참여하기를 바랐기 때문에, 주기를 조금 더 길게 잡았습니다.
참고로 자동 이메일 발송 시점은 최대 2년 후까지로 설정할 수 있는데요, 마케터라면 이를 활용하면 2년마다 광고성 정보 수신 동의 갱신을 요청하는 이메일을 받도록 설정할 수도 있습니다.
이렇게 주소록에 추가, 이메일 발송 조건을 트리거로 활용하며 거의 모든 ｢크리에이터 트랙｣ 이메일을 자동화할 수 있었습니다.
3) API 직접 요청하여 자동 이메일을 발송하는 방법
자동 이메일로 설정하다 보니 이전보다 담당자가 신경 써야 하는 일이 많이 줄었지만 아쉬운 점이 있었습니다. 바로 크리에이터 목록 파일을 담당자가 직접 추가해주어야 한다는 점이었습니다. 스프레드 시트에서도 크리에이터의 상태를 변경하기 때문에 한 번만 해도 되는 일을 두 번하고 있다는 생각을 떨칠 수가 없었습니다.
“스프레드 시트에서 상태를 변경하면 변경된 상태에 맞춰 저절로 주소록에 추가되게 할 수는 없을까?”
“스프레드 시트에서 상태를 변경하는 것을 트리거로 사용할 수는 없을까”
스티비에서 제공하는 API와 자피어를 이용해서 자동 이메일을 설정하였습니다. 크리에이터의 목록이 모이는 구글 스프레드시트에서 담당자가 크리에이터의 ‘상태’를 변경하면,
- 주소록 특정 그룹으로 해당 계정 이메일 주소가 등록되고
- 크리에이터 상태에 맞는 ‘자동 이메일’이 발송됩니다.
즉, 담당자는 따로 이메일을 발송하지 않고 스프레드 시트만 관리하면 됩니다.
API를 사용해서 자동 이메일을 설정하는 것은 처음 해보는 것이라 운영 팀, 개발 팀의 도움을 받기도 했는데요. “어떤 조건에 어떤 결과가 이뤄지도록 한다”를 구글 스프레드 시트에 미리 정리해두었더니 서로 이해하는 데, 큰 도움이 되었습니다.
크리에이터들이 마음껏 달릴 수 있도록
자동 이메일이 아니었다면 잊고 보내지 않았거나 모두에게 동시에 이메일이 발송되어 일시적으로 업무가 과중되었을 텐데요, 이를 활용해서 크리에이터들에게 안내해야 할 내용들은 자동으로 변환하면서 크리에이터들에 대해 더 깊게 고민할 시간적 여유를 가질 수 있었습니다.
크리에이터들이 보내주는 서면 인터뷰를 정리하여 인스타그램에 함께 홍보하기도 하고, 분기별로 한 번씩 했던 온보딩을 넘어 월간 모임도 진행할 수도 있었습니다. 이전에는 크리에이터들에게 요금제를 언제부터 언제까지 지원할지를 ‘목록을 관리’했다면 크리에이터들과 ‘관계’를 만드는 방법을 고민하게 된 거죠. 그리고 지금은 200명 가까운 크리에이터들이 ｢스티비 크리에이터 트랙｣에서 이메일로 새로운 시도를 해나가고 있습니다.
처음에는 자동 이메일을 설정하는 것이 어렵게 느껴질 수 있습니다. 그렇다면 우선, 고객들이 어떤 이메일을, 언제, 어떻게 받으면 좋을지부터 정리해보세요. 이메일을 발송하는 방법보다 중요한 것은 고객과 ‘어떤’ 이메일로 관계를 만들어갈지가 더 중요합니다. 시나리오를 정리하고나면 누가 시키지 않아도, 자동 이메일을 발송해보고 싶으실 거예요. 그때는 지금 보신 내용을 참고하여 하나씩 해결해보시길 바랍니다.
스티비에서 이메일 경험을 개선하기 위해 직접 사용했던 이메일 시나리오 템플릿을 공유합니다. 좌측 상단 [메뉴>파일>사본 만들기]를 사용하여 해당 문서를 복사 후, 자유롭게 사용하세요.
✍ 글. 스티비 마케팅 매니저 룰